Automated Document Factory

Uit het oogpunt van maximaal risicomanagement beschikt Rotaform over geavanceerde Automated Document Factory functionaliteit (Single Mail Piece Tracking). Hiermee kan ieder individueel bestanddeel van een poststuk worden gevolgd, teneinde te garanderen (en te kunnen bewijzen, bijvoorbeeld aan financiële toezichthouders) dat ieder individueel poststuk op de juiste wijze is geproduceerd en samengesteld.

Ieder vel papier wordt daartoe tijdens het printen voorzien van een unieke automatisch leesbare code; dit kan een barcode of een 2D-code zijn. Deze codes worden opgeslagen in een database. Bij het in- en doorvoeren van de vellen in de couverteermachine wordt bij elke processtap door een scanner het unieke kenmerk ingelezen, gecontroleerd en afgemeld in de database.

Gedurende het couverteerproces worden alle mailpacks op basis van deze informatie gemarkeerd met de status ‘processed’ of ‘not processed’. Als een printvel beschadigd raakt tijdens het couverteren of geheel ontbreekt, zal het betreffende mailpack niet worden afgemeld in de database. Een reprint van het betreffende mailpack wordt dan automatisch aangemaakt en niet-integere mailpacks worden vernietigd.

Als de complete batch is verwerkt, bevat de database een 100% accuraat overzicht van de volledigheid van de geproduceerde mailpacks en de juistheid van hun samenstelling. Met dit systeem worden dan ook gegarandeerd de juiste aantallen poststukken op de juiste wijze geproduceerd en wordt ieder individueel mailpack gecontroleerd op integriteit en volledigheid.